Tutto quello che non passa dallo SdI, letto e controllato
Le commissioni di Booking, gli abbonamenti ai servizi esteri, i DDT, gli scontrini della ferramenta. Arrivano per email o in un cassetto e sfuggono al controllo dei costi. DokyAI li raccoglie in un indirizzo dedicato o con una foto, li legge, li controlla e li mette accanto alle fatture elettroniche.
Come funziona
Dalla email ai costi in tre passaggi
01
I documenti arrivano
Ogni struttura ha un suo indirizzo email: i fornitori ci mandano i documenti, oppure imposti un inoltro dalla tua casella. In più puoi caricarli dal pannello o scattare una foto dal telefono.
02
L'AI li legge
Tipo di documento, fornitore, numero, data, righe, totali, scadenza. Pubblicità, newsletter e doppioni vengono scartati; le copie delle fatture elettroniche già arrivate dallo SdI vengono riconosciute.
03
I controlli decidono
Intestatario, totali, partita IVA europea su VIES, cambio BCE per le valute. Se tutto torna e il mittente è noto, il documento va tra i costi; altrimenti resta da verificare, con l'anteprima accanto ai dati.
Cosa vedi
Ogni documento con il suo esito
A sinistra i documenti ricevuti con lo stato: approvato, copia di una fattura elettronica, da verificare, scartato. A destra i controlli su una fattura estera.
6 email lette, 1 da verificare
| 11 ott | Fattura estera · Booking.com B.V.Registrata · in attesa di integrazione TD17 | € 1284,60 | Approvato |
| 11 ott | DDT · Ortofrutta Valle del SavioFatturato con la FT 88/2026 | Approvato | |
| 10 ott | Scontrino · Ferramenta CentraleFoto dal telefono · manutenzione | € 48,90 | Approvato |
| 10 ott | Copia di fattura · Caseificio RossiGià arrivata dallo SdI: non contata due volte | € 1220,00 | Copia SdI |
| 09 ott | Fattura estera · Hotelbeds SpainMittente mai visto: da verificare | € 410,00 | Da verificare |
| 09 ott | Newsletter · Offerte fornitureNon pertinente: scartata in automatico | Scartato |
€ 1284,60 commissioni di settembre
- ✓Intestata alla strutturaPartita IVA del destinatario corretta
- ✓Partita IVA del fornitoreNL805734958B01 valida su VIES
- ✓TotaliImponibile più IVA uguale al totale
- ✓ValutaEUR, nessuna conversione (dollari e sterline al cambio BCE del giorno)
- !Integrazione del commercialistaTD17 da emettere entro il 15 novembre
Dettagli
Tutte le funzioni del modulo Documenti
Portali e servizi esteri
Booking.com, Expedia, Google, Amazon, software in abbonamento: registrati tra i costi con le righe e la scadenza, convertiti in euro al cambio BCE del giorno se in valuta.
TD17, TD18, TD19 sotto controllo
Quando arriva l'integrazione dal cassetto fiscale, si collega alla fattura estera e il costo resta uno. Se dopo il 15 del mese successivo manca, la fattura compare tra i controlli.
Merce consegnata, fattura in arrivo
Ogni DDT si collega da solo alla fattura che lo cita. Quelli non fatturati dopo 45 giorni sono un debito che arriverà, o una fattura da sollecitare.
Le spese piccole, con una foto
Scontrini e ricevute fotografati dal telefono: righe e categoria lette in automatico, registrati tra i costi senza scadenza perché già pagati.
Niente doppi conteggi
Il PDF di cortesia di una fattura elettronica già arrivata viene collegato e non contato. Se la fattura elettronica dopo dieci giorni non arriva, te lo segnaliamo.
Mittenti nuovi sempre verificati
La prima volta che scrive un mittente, il documento resta da verificare. Documenti intestati a un'altra azienda e partite IVA non valide finiscono tra i controlli.
Una casella che si svuota da sola
Le email lavorate escono dalla casella, lo spam si cancella senza leggerlo, l'originale resta consultabile per trenta giorni.
Anteprima accanto ai dati
Per i documenti da verificare vedi il PDF o la foto a sinistra e i dati letti a destra: correggi se serve, approvi o scarti con un clic.
Pronto per il commercialista
Lo studio vede i documenti di ogni cliente già classificati, con le integrazioni mancanti e i DDT aperti: meno solleciti, meno documenti rincorsi.
DDT e scontrini
Le consegne e le spese piccole, finalmente visibili
Le bolle di consegna si abbinano alle fatture differite; scontrini e ricevute si sommano per categoria, mese per mese.
3 fatturati · 1 merce non ancora fatturata
| DDT 452 · 02 setOrtofrutta Valle del Savio | FT 88/2026 del 30 set | Fatturato |
| DDT 457 · 03 setOrtofrutta Valle del Savio | FT 88/2026 del 30 set | Fatturato |
| DDT 1180 · 18 agoBevande Riviera | nessuna fattura dopo 54 giorni | Da fatturare |
| DDT 77 · 06 setPescheria del Porto | FT 341 del 30 set | Fatturato |
€ 998,80 33 documenti, 31 da foto
In pratica
Cosa puoi verificare
- Quanto ho pagato di commissioni ai portali questo mese, comprese quelle che non passano dallo SdI?
- Quali fatture estere non hanno ancora l'integrazione del commercialista?
- Quale merce mi è stata consegnata e non è ancora stata fatturata?
- Quanto spendo in scontrini di ferramenta e piccoli acquisti?
- Quali fatture italiane mi sono arrivate solo in PDF, senza la fattura elettronica?
- Ci sono documenti intestati a un'altra azienda?
Domande frequenti
Documenti: le risposte
Quali documenti legge DokyAI oltre alle fatture elettroniche?
Fatture e note di credito estere (portali di prenotazione, software, fornitori esteri), DDT e bolle di consegna, scontrini e ricevute, proforma, ordini, solleciti ed estratti conto dei fornitori. Le fatture elettroniche XML arrivate per email seguono il percorso normale delle fatture dello SdI.
Come arrivano i documenti?
In tre modi: un indirizzo email dedicato a ogni struttura, a cui i fornitori mandano i documenti o su cui imposti un inoltro automatico; la lettura della tua casella email in sola lettura, con filtri su mittente e oggetto; il caricamento dal pannello, anche con una foto dal telefono.
Cosa succede con le pubblicità e lo spam?
Le email a indirizzi che non esistono si cancellano senza leggerle. I documenti non pertinenti (newsletter, conferme d'ordine, pubblicità) vengono riconosciuti e scartati, e restano consultabili tra gli scartati se vuoi recuperarli.
Un documento falso può finire tra i costi?
La prima volta che scrive un mittente nuovo, il documento resta sempre da verificare: nessun costo viene registrato da solo. Ogni documento è controllato anche sull'intestatario, sui totali e sulla partita IVA del fornitore.
Le fatture estere contano due volte se il commercialista fa l'integrazione?
No. Quando l'integrazione TD17, TD18 o TD19 arriva dal cassetto fiscale, DokyAI la collega alla fattura estera e il costo resta uno solo. Se dopo il 15 del mese successivo l'integrazione non c'è, la fattura compare tra i controlli.
DokyAI sostituisce la conservazione a norma?
No. I documenti sono conservati come copia di consultazione, accanto ai dati che servono al controllo dei costi. La conservazione sostitutiva resta quella del tuo commercialista o del tuo gestionale.
Vuoi smettere di rincorrere fatture estere e DDT?
Il modulo Documenti si attiva per struttura. Ti diamo l'indirizzo email dedicato e ti mostriamo i primi documenti letti e controllati.
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