Commercialisti e consulenti: seguire i clienti del turismo senza rincorrere i documenti

Uno studio con venti clienti tra hotel, ristoranti e campeggi conosce bene il proprio calendario: a ottobre arrivano le fatture estere di agosto che nessuno aveva girato, a gennaio i DDT di novembre ancora senza fattura, a marzo la prima nota da ricostruire con l'estratto conto in PDF. Il lavoro non è difficile. È rincorrere.

I clienti del turismo hanno tre caratteristiche che complicano la vita a chi li segue: tanti fornitori piccoli, tanti documenti fuori dallo SdI (portali di prenotazione, servizi esteri, spese di cassa) e una stagionalità che concentra tutto in pochi mesi, proprio quando il cliente ha meno tempo per l'amministrazione.

Dove si perde il tempo dello studio

• Documenti chiesti e richiesti. "Mi mandi le fatture di Booking?", "manca il DDT del 12": a ogni scadenza un giro di email, messaggi e telefonate.
• Fatture estere senza integrazione. Commissioni dei portali, pubblicità online, software in abbonamento: se non arrivano allo studio, l'integrazione TD17, TD18 o TD19 non si fa nei tempi.
• DDT e scontrini dispersi. Le bolle restano in cucina, gli scontrini della ferramenta nel portafoglio del titolare.
• Bonifici da abbinare. Estratti conto in PDF, causali illeggibili, bonifici cumulativi: la prima nota bancaria richiede ore di abbinamenti.
• Il controllo di gestione che nessuno fa. Il cliente guarda il saldo in banca e vede il bilancio mesi dopo. In mezzo, nessun numero.

Un accesso, una vista per ogni cliente

Con DokyAI lo studio lavora da un solo accesso su tutti i clienti che segue, con una vista per ciascuno: fatture, documenti, scadenzario, conti, analisi. I dati di ogni cliente restano separati da quelli degli altri e, se lo studio vuole, il cliente riceve un accesso suo che vede solo la propria partita IVA.

Le fatture passive arrivano ogni notte dal cassetto fiscale di ciascun cliente. Lo studio usa la delega alla consultazione delle fatture elettroniche che il cliente gli ha conferito come intermediario abilitato: niente credenziali personali del cliente, niente PIN dettati al telefono. Ogni giorno l'archivio si confronta con l'elenco dell'Agenzia delle Entrate e le fatture mancanti si recuperano da sole (verifica di completezza). Ogni fattura è letta riga per riga, con la categoria di spesa e le note di credito nel verso giusto.

I documenti fuori SdI, raccolti e controllati

Ogni struttura ha un suo indirizzo email per i documenti. Il cliente imposta un inoltro dalla propria casella o lo comunica ai fornitori, e da quel momento commissioni dei portali, abbonamenti, DDT e ricevute arrivano lì; gli scontrini si fotografano dal telefono. L'intelligenza artificiale legge ogni documento, scarta pubblicità e doppioni, riconosce le copie in PDF delle fatture elettroniche già arrivate e controlla intestatario, totali e partita IVA del fornitore.

Per lo studio contano soprattutto quattro segnalazioni, che compaiono cliente per cliente:

Quando l'integrazione arriva dal cassetto fiscale, DokyAI la collega alla fattura estera e il costo resta uno solo. Il giro di email "mi mandi le fatture di Booking?" diventa una lista di eccezioni: quello che manca davvero, con fornitore e data.

Banca: movimenti abbinati e prima nota in CSV

Se il cliente collega i suoi conti in sola lettura (l'autorizzazione la dà lui, sul sito della sua banca, e la può revocare quando vuole), i movimenti arrivano già con una categoria: fornitori, stipendi, F24, utenze, incassi POS, portali di prenotazione, giroconti. Le uscite verso i fornitori sono abbinate alle fatture, compresi i bonifici cumulativi che pagano più rate insieme.

Per la prima nota lo studio esporta i movimenti del periodo in CSV, con categoria, fornitore, fatture collegate ed esito della riconciliazione, e li importa nel proprio gestionale. Le ore di abbinamento sull'estratto conto diventano il controllo delle poche righe rimaste da confermare.

Dal dato alla consulenza di controllo di gestione

Con documenti e movimenti in ordine, i numeri del controllo di gestione sono già pronti. Per un incontro trimestrale con il cliente lo studio ha a disposizione:

1. 01Spesa per categoria e fornitore, confrontata con lo stesso periodo dell'anno prima.
2. 02Rincari dei fornitori ordinati per impatto in euro, e il risparmio possibile sugli articoli comprati da più fornitori.
3. 03Food cost reale per i ristoranti con la cassa collegata: acquisti di cucina contro venduto.
4. 04Previsione di cassa a tredici settimane e a dodici mesi, con la soglia di attenzione: il dato che serve a preparare il cliente alla bassa stagione.

È il passaggio da "ti registro le fatture" a "ti dico dove stai perdendo margine e se arrivi alla prossima stagione". Un servizio che il cliente del turismo raramente si costruisce da solo, che lo studio può proporre come consulenza a parte e che rafforza il rapporto più di qualsiasi sconto sulla contabilità.

Cosa DokyAI non fa

Meglio essere chiari: DokyAI non sostituisce il gestionale contabile dello studio. Non tiene la contabilità, non fa liquidazioni né dichiarazioni, non emette le integrazioni TD17, TD18 e TD19: le segnala quando mancano. E non è un sistema di conservazione a norma: i documenti restano come copia di consultazione, mentre la conservazione sostitutiva è quella dello studio o del gestionale.

È lo strato che sta prima della contabilità: raccoglie, legge, controlla e consegna allo studio dati ordinati, cliente per cliente.

Il tempo di uno studio vale di più quando spiega i numeri al cliente che quando li rincorre.

Nella pagina per commercialisti e consulenti trovi come DokyAI scarica e verifica le fatture di tutti i clienti; nel modulo Documenti come raccoglie e controlla fatture estere, DDT e scontrini; in Banche e riconciliazione come abbina i movimenti e prepara l'esportazione per la prima nota.