Fatture estere: Booking, Expedia, Google e Amazon fuori dallo SdI

Un hotel di quaranta camere in Riviera, con un terzo delle prenotazioni che arriva dai portali, paga ogni anno intorno ai 40.000 euro di commissioni. È una delle voci di costo più grandi dopo il personale e il cibo. Eppure, se apri il cassetto fiscale, quelle fatture non ci sono: Booking.com, Expedia e gli altri portali hanno sede all'estero, e le loro fatture arrivano in PDF per email o si scaricano dall'area riservata del portale.

Lo stesso vale per la pubblicità su Google, per il channel manager in abbonamento, per le stoviglie ordinate a un venditore tedesco. Costi veri, con scadenze vere, che vivono in una casella email, e per ognuno c'è un adempimento da fare entro una data precisa.

Quali fatture non passano dallo SdI

I fornitori non stabiliti in Italia non sono obbligati a trasmettere la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio, e quasi nessuno lo fa. Nel turismo e nella ristorazione i casi tipici sono questi:

• Portali di prenotazione: le commissioni mensili di Booking.com, Expedia e degli altri canali di vendita online.
• Pubblicità online: le campagne su Google e sui social network, spesso addebitate sulla carta e fatturate da società di altri paesi europei.
• Software in abbonamento: channel manager, gestionale in cloud, newsletter, archiviazione. Importi piccoli, ma tutti i mesi.
• Marketplace: gli ordini su Amazon e su piattaforme simili spediti da venditori di altri paesi europei, fatturati senza IVA italiana alla partita IVA dell'azienda.
• Fornitori esteri di beni: il vino comprato direttamente da una cantina francese, l'attrezzatura da un produttore tedesco.

Nessuno di questi documenti arriva dal cassetto fiscale, quindi un sistema che legge solo le fatture elettroniche non li vede: nella spesa del mese manca proprio il costo della distribuzione.

Perché contano più di quanto sembri

Il primo motivo è il controllo dei costi. Quanto hai pagato a Booking ad agosto, quanto pesa ogni canale sull'incasso, se la percentuale applicata è quella del contratto: sono domande a cui si risponde solo se le fatture sono registrate.

Il secondo sono le scadenze. Molte di queste fatture vanno pagate con un bonifico entro una data, e non compaiono in nessuno scadenzario costruito sulle fatture elettroniche. Il terzo, il più delicato, è l'adempimento fiscale che le accompagna.

TD17, TD18, TD19: l'integrazione entro il 15 del mese dopo

Per questi acquisti, in generale, l'IVA non la addebita il fornitore: la assolve chi compra, con il meccanismo dell'inversione contabile (il reverse charge). Dal luglio 2022, con la fine dell'esterometro, i dati vanno trasmessi allo SdI con un documento di integrazione o un'autofattura: TD17 per i servizi acquistati dall'estero, TD18 per i beni comprati da un paese UE, TD19 per i beni che si trovano già in Italia ceduti da un fornitore non residente.

Il termine è il 15 del mese successivo a quello in cui la fattura è stata ricevuta (per alcune operazioni conta il mese in cui l'operazione è stata effettuata). Un esempio: la fattura delle commissioni di settembre arriva il 3 ottobre, l'integrazione va trasmessa entro il 15 novembre.

Di solito se ne occupa lo studio del commercialista, ed è qui che nasce il problema: lo studio non può integrare una fattura che non ha. Dal punto di vista dello studio, la fattura estera è il documento che arriva sempre per ultimo, perché il cliente la lascia in una casella che nessuno controlla, e il 14 del mese partono le telefonate. Ci sono poi i casi particolari (fornitori esteri con partita IVA italiana che addebitano l'IVA, note di credito, importi in valuta): come trattarli lo decide il commercialista, ed è sempre a lui che conviene chiedere.

Come DokyAI le raccoglie e le controlla

1. 01Arrivano in un posto solo. Ogni struttura ha un indirizzo email dedicato: lo si comunica ai portali e ai fornitori, oppure si inoltrano le email dalla casella che si usa già. In alternativa si carica il PDF dal pannello.
2. 02L'intelligenza artificiale le legge. Fornitore, paese, partita IVA, numero, data, valuta, righe, imponibile, totale e scadenza, senza ricopiare niente.
3. 03I controlli verificano i dati. La fattura deve essere intestata alla tua struttura; la partita IVA di un fornitore europeo deve risultare valida su VIES, l'archivio della Commissione europea; imponibile e imposta devono tornare con il totale; un importo in dollari o in sterline viene convertito in euro al cambio BCE del giorno della fattura.
4. 04Il costo entra nei numeri. La fattura va tra i costi con le sue righe e riceve una categoria. Se non è già stata addebitata sulla carta, la sua scadenza entra nello scadenzario, dove la banca collegata la chiude quando trova il pagamento.
5. 05L'integrazione resta sotto controllo. Se dopo il 15 del mese successivo l'integrazione non è ancora arrivata dal cassetto fiscale, la fattura compare tra i controlli. È l'elenco che lo studio vorrebbe ricevere all'inizio del mese, non alla fine.

Se qualcosa non torna (intestatario diverso, partita IVA non valida, totali incoerenti, mittente mai visto) il documento resta da verificare, con il PDF accanto ai dati letti, e nessun costo viene registrato da solo.

Un costo solo, anche con l'integrazione

Quando il commercialista trasmette il TD17, il documento arriva nel cassetto fiscale della struttura con lo stesso imponibile della fattura estera. Se un sistema importa sia il PDF sia il TD17, le commissioni di settembre si contano due volte.

DokyAI riconosce l'integrazione (stesso fornitore, importo coerente, date vicine) e la collega alla fattura estera: il costo resta uno solo, e la rata con i pagamenti già abbinati passa sull'integrazione. Nel dettaglio si vedono entrambi i documenti, uniti.

Una fattura estera lasciata in una casella email è un costo che non vedi e un'integrazione che qualcuno farà in ritardo.

Il modulo Documenti di DokyAI raccoglie le fatture estere per email o con il caricamento, le legge con l'intelligenza artificiale, controlla intestatario, partita IVA su VIES, totali e cambio, e segnala quelle senza integrazione TD17, TD18 o TD19. Insieme alle fatture elettroniche, la spesa del mese è finalmente completa.