DDT e bolle: la merce consegnata che nessuno ha ancora fatturato

Il furgone dell'ortofrutta passa tre volte a settimana. Ogni volta lascia un foglio, il documento di trasporto, firmato da chi era in cucina in quel momento. La fattura arriva a fine mese, una sola, e riassume dodici consegne. A volte arriva il mese dopo. A volte, per una consegna, non arriva proprio.

Nel frattempo la merce è stata usata, i piatti sono stati venduti e il debito verso il fornitore esiste. Solo che non si vede da nessuna parte: non nello scadenzario, non nella spesa del mese, non nei numeri che guarda il titolare.

DDT e fattura differita: come si collegano

Il DDT (documento di trasporto, la bolla) accompagna la merce: numero, data, chi spedisce, chi riceve, descrizione e quantità. Spesso non riporta i prezzi. Serve a dimostrare che la consegna è avvenuta, e permette al fornitore di non fatturare a ogni consegna.

Il fornitore infatti può emettere una fattura differita (tipo documento TD24 nella fattura elettronica) che raggruppa le consegne di un mese, entro il 15 del mese successivo. Nel file XML i documenti di trasporto citati stanno in un blocco apposito, DatiDDT, con numero e data di ogni bolla e le righe di fattura a cui si riferisce. È il filo che lega la consegna alla fattura, ed è scritto nero su bianco: basta leggerlo.

Il debito che nessuno vede

Tra la consegna e la fattura passano di solito due o tre settimane, e fino a sei se la consegna è di inizio mese. In alta stagione, in un hotel con ristorante, significa decine di consegne alla volta con un costo già sostenuto e non ancora registrato.

Dopo 45 giorni, più o meno il tempo massimo che una fattura differita dovrebbe richiedere (una consegna del 1 settembre si fattura entro il 15 ottobre), un DDT senza fattura è un'anomalia. O il fornitore se ne è dimenticato, e la fattura arriverà più avanti, magari insieme ad altre a fine stagione; o la merce è stata resa e manca la nota; o la consegna è finita nella fattura di qualcun altro.

Per la cassa non è un dettaglio. Nella previsione di cassa le uscite delle prossime settimane comprendono anche gli acquisti consegnati e non ancora fatturati: l'elenco dei DDT aperti dice concretamente quali sono e da quali fornitori arriverà la fattura.

Quantità e prezzi: la consegna accanto alla fattura

Il DDT dice cosa è entrato in magazzino, firmato da chi l'ha ricevuto. La fattura dice cosa ti viene chiesto di pagare. Quando le due cose non coincidono, quasi sempre il motivo è uno di questi:

• Merce resa alla consegna (la cassa di pesce rifiutata, la frutta troppo matura) che finisce comunque in fattura.
• Quantità diverse: dodici colli in bolla, quattordici in fattura.
• Articoli sostituiti: un prodotto mancante rimpiazzato con uno simile, ma più caro.
• La stessa consegna fatturata due volte, in due fatture differite di mesi vicini.
• Prezzi diversi da quelli pattuiti, che si vedono solo sulla fattura perché la bolla non li riporta.

Con il DDT collegato alla fattura, il confronto delle quantità si fa con due documenti aperti uno accanto all'altro, non cercando in un raccoglitore. I prezzi, invece, passano comunque dal confronto con lo storico e con i prezzi concordati, riga per riga.

Come si raccolgono le bolle

La regola che funziona è una sola: la bolla si registra quando si firma, non a fine mese. Il percorso ha tre passaggi, e i primi due si possono usare insieme:

1. 01Una foto dal telefono al momento della consegna, scattata da chi riceve la merce. L'intelligenza artificiale legge fornitore, numero, data e righe con le quantità.
2. 02Il PDF via email: molti fornitori mandano il DDT insieme alla merce o subito dopo. Basta dare loro l'indirizzo dedicato della struttura, oppure inoltrare le loro email.
3. 03Il collegamento automatico: quando dal cassetto fiscale arriva la fattura differita che cita quel numero di DDT, i due documenti si uniscono da soli.

La bolla di un mittente mai visto resta da verificare la prima volta, come ogni altro documento. Le altre vanno al loro posto senza che nessuno debba aprirle.

Cosa fare con i DDT aperti

Se le cose vanno bene, l'elenco dei DDT ancora da fatturare è corto, ed è proprio per questo che vale la pena guardarlo ogni settimana. Una bolla di 54 giorni fa senza fattura è una telefonata al fornitore: meglio farla a ottobre che scoprire a gennaio tre mesi di consegne fatturate tutte insieme.

Anche lo studio ci guadagna. Per il commercialista i DDT aperti a fine anno sono la traccia delle fatture da ricevere: merce entrata nell'esercizio e fatturata in quello dopo, un costo di competenza da considerare in chiusura. Averli in un elenco, con numero, data e fornitore, risparmia il giro di richieste di gennaio.

La bolla dice cosa è entrato in cucina. La fattura dice cosa paghi. Il controllo è metterle una accanto all'altra.

Nel modulo Documenti di DokyAI i DDT arrivano con una foto o per email, si collegano da soli alle fatture differite che li citano nel blocco DatiDDT e, dopo 45 giorni senza fattura, compaiono tra la merce da fatturare. Le fatture, intanto, arrivano ogni notte con l'importazione automatica.