Prezzi concordati con i fornitori: come verificarli su ogni fattura

Hai trattato per settimane. Il fornitore di pesce ha accettato il branzino 400/600 a 11,00 euro al chilo per tutta la stagione. Poi arriva la terza fattura di luglio e il branzino è a 12,30. Nessuno se ne accorge, perché la fattura ha 40 righe e chi la riceve non ha sottomano l'accordo.

Succede più spesso di quanto si pensi, e raramente in malafede: l'accordo è verbale o in una mail, chi emette la fattura in ufficio non lo sa, e il gestionale del fornitore usa il listino standard. Il risultato però è lo stesso: paghi più di quanto avevi concordato, e lo scopri, se lo scopri, mesi dopo.

Cosa serve per controllare davvero

Per verificare un listino concordato servono tre cose, e manca sempre almeno una:

• Il listino scritto in un posto solo: fornitore, articolo, prezzo pattuito, periodo di validità, unità di misura.
• Il prezzo netto di ogni riga di fattura: totale diviso quantità, così gli sconti sono già dentro e l'IVA è fuori.
• Il confronto automatico a ogni fattura, con l'elenco delle righe fuori listino e la differenza in euro.

La terza è quella che fa la differenza tra un buon proposito e un controllo che funziona. Nessuno riesce a confrontare 300 righe al mese a mano. Un sistema che lo fa ogni notte, invece, non si stanca.

Come si imposta un listino concordato

1. 01Scegli il fornitore e gli articoli che contano. Non serve inserire tutto: di solito dieci articoli fanno il 70% della spesa con quel fornitore.
2. 02Inserisci il prezzo pattuito e la validità. Per esempio: branzino 400/600, 11,00 euro al chilo, dal 1 maggio al 30 settembre.
3. 03Collega l'articolo alla descrizione in fattura. Il sistema riconosce le righe che corrispondono, anche se la descrizione cambia leggermente.
4. 04Lascia lavorare il confronto. A ogni fattura nuova, ogni riga collegata viene confrontata con il prezzo concordato.

Cosa vedi a fine mese

La colonna che conta è l'ultima. A fine mese hai un elenco da mandare al fornitore con articolo, data della consegna, numero di fattura e importo: non una lamentela, ma una richiesta di nota di credito con i riferimenti. Nella nostra esperienza, la prima volta che arriva un elenco del genere il fornitore sistema il listino nel suo gestionale, e il problema sparisce.

Tre accorgimenti che evitano discussioni

• Concorda sempre il prezzo netto per unità di misura. "11 euro al chilo netto, sconti inclusi" non lascia spazio a interpretazioni.
• Metti una tolleranza. Una differenza di un centesimo per arrotondamento non vale una telefonata. Una soglia dell'1% filtra il rumore.
• Rinnova il listino a ogni stagione. Un accordo scaduto non va più controllato, altrimenti segnala differenze che non sono violazioni.

Il listino concordato vale quanto il controllo che fai sulle fatture. Senza controllo, è solo una buona intenzione.

In DokyAI i prezzi concordati si inseriscono per fornitore e articolo, con validità e unità di misura. Ogni fattura importata viene confrontata riga per riga sul prezzo netto, e la pagina mostra le differenze del periodo con il sovrapprezzo totale in euro, pronte da esportare.