Rincari dei fornitori: come accorgersene prima della fine della stagione

Nessun fornitore manda una lettera per dire che la mozzarella è passata da 7,20 a 7,90 euro al chilo. Cambia il listino, cambia la pezzatura, si aggiunge una voce di trasporto, e il prezzo sale. Non per cattiveria: è il loro mestiere. Il tuo mestiere è accorgertene.

Il problema è la scala. Un hotel con ristorante riceve tra le 150 e le 400 fatture al mese, con migliaia di righe. Un rincaro del 5% su dieci articoli diversi non lo nota nessuno, e a fine anno sono migliaia di euro usciti senza una decisione.

Perché i rincari sfuggono

• Arrivano a piccoli passi. Un 3% a marzo, un 4% a giugno, un 2% a settembre: ogni singolo aumento sembra trascurabile.
• Sono sparsi su fornitori diversi. Nessuno alza tutto insieme, quindi non c'è un mese in cui la spesa esplode.
• Si nascondono dietro i volumi. In alta stagione compri di più, la spesa sale e l'aumento di prezzo si confonde con l'aumento delle quantità.
• Il confronto si fa con la memoria. Chi ordina ricorda il prezzo dell'ultimo ordine, non quello di un anno fa.

Il confronto che serve: ogni riga contro il tuo storico

La soluzione non è controllare le fatture più attentamente, perché il tempo non c'è. La soluzione è un confronto automatico: ogni riga di ogni fattura nuova contro il prezzo medio che hai pagato per lo stesso articolo negli ultimi mesi. Se lo scostamento supera una soglia, l'articolo finisce in una lista.

La lista utile ha quattro colonne: articolo, fornitore, variazione in percentuale e impatto in euro sulla spesa del periodo. L'ultima colonna è quella che conta, perché un +20% sullo zafferano vale meno di un +4% sulla carne, e l'ordine della lista deve dirtelo subito.

Dall'articolo al paniere

Oltre alla lista degli articoli saliti, c'è un numero di sintesi che vale la pena seguire ogni mese: l'indice dei prezzi del tuo paniere. Si prendono gli articoli che compri abitualmente, si pesano per le quantità, e si calcola quanto costerebbe oggi lo stesso carrello di dodici mesi fa. Se l'indice dice +6% e i tuoi prezzi di vendita sono fermi, il margine si è ristretto di sei punti senza che nessuno abbia deciso niente.

Lo stesso indice, calcolato per fornitore, dice chi sta alzando di più. E calcolato per gruppo di costo (cibi e bevande, struttura, pulizia) dice dove guardare prima.

Cosa fare quando la lista è piena

1. 01Verifica la pezzatura. Spesso il prezzo al chilo è salito perché è cambiata la confezione. È comunque un rincaro, ma la conversazione con il fornitore è diversa.
2. 02Controlla se c'è un listino concordato. Se avevi un accordo, il rincaro è una violazione, non una variazione di mercato. Vedi i prezzi concordati.
3. 03Confronta con l'altro fornitore. Se compri lo stesso articolo anche altrove, il confronto è già pronto: il risparmio possibile è calcolato articolo per articolo.
4. 04Decidi, e scrivilo. Accetti, tratti o cambi. Qualunque sia la scelta, è una decisione presa con un numero in mano.

Un rincaro visto il giorno dopo è una trattativa. Un rincaro visto a fine stagione è una perdita.

DokyAI fa questo confronto ogni notte, su ogni riga di ogni fattura importata. Nella sezione Prezzi e fornitori trovi gli articoli in aumento ordinati per impatto, l'indice dei prezzi del paniere e il confronto tra fornitori, sempre al netto dell'IVA.