Quanto paghi davvero ogni articolo? Prezzo medio, minimo e massimo dalle fatture

Fai questa prova: chiedi a chi fa gli ordini quanto costa oggi l'olio extravergine da 5 litri, al netto dell'IVA. La risposta più comune è "intorno ai 60 euro", seguita da "dipende dal fornitore". Entrambe sono vere, ed entrambe non servono a niente quando devi decidere se cambiare fornitore, alzare un prezzo in carta o contestare una fattura.

Il punto è che in un hotel o in un ristorante il prezzo di un articolo non è un numero: è una storia. Cambia con la stagione, con la pezzatura, con chi consegna, con l'offerta di quel mese. E la storia è scritta tutta in un posto solo, le fatture elettroniche, che però nessuno legge riga per riga.

Dove sta il prezzo vero

Ogni fattura elettronica che ricevi è un file XML con una riga per ogni articolo: descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario, sconti, totale di riga. Il prezzo che conta è il prezzo netto della riga, cioè il totale diviso la quantità, perché tiene conto degli sconti applicati e ignora l'IVA. È quello che confronteresti tra due fornitori, ed è quello che quasi nessuno guarda.

Quando si mettono in fila tutte le righe dello stesso articolo negli ultimi dodici mesi, escono quattro numeri che raccontano la storia intera:

• Prezzo medio ponderato: la media pesata sulle quantità, quindi il prezzo che hai pagato davvero in media, non la media dei listini.
• Minimo e massimo: il miglior prezzo che hai ottenuto e il peggiore, con la data e il fornitore di ciascuno.
• Ultimo prezzo pagato: quello della consegna più recente, da confrontare con la media per capire se stai salendo o scendendo.
• Andamento nel tempo: la curva mese per mese, che mostra la stagionalità e i salti di listino.

Un esempio con i numeri

Prendiamo l'olio extravergine in latta da 5 litri comprato da due fornitori in un anno. Le righe di fattura, una volta normalizzate al litro, danno questo quadro:

Letta così, la decisione è semplice: il primo fornitore è salito del 24% rispetto al tuo storico, il secondo è rimasto stabile. Senza la tabella, la stessa informazione era sparsa in 23 fatture e nessuno l'avrebbe messa insieme.

Le trappole del calcolo a mano

Chi prova a fare questo lavoro in un foglio di calcolo si scontra sempre con gli stessi problemi, e sono quelli che fanno abbandonare il tentativo dopo due mesi:

• Lo stesso articolo con descrizioni diverse: "Olio EVO lt 5", "OLIO EXTRA VERGINE 5L", "Olio e.v.o. latta". Vanno riconosciuti come lo stesso prodotto, fornitore per fornitore.
• Unità di misura diverse: una latta da 5 litri e una bottiglia da 1 litro non si confrontano sul prezzo di riga, ma sul prezzo per litro.
• Le note di credito: un reso o uno storno non è un acquisto a prezzo zero. Va escluso dal calcolo dei prezzi, altrimenti abbassa la media.
• Gli sconti in riga: il prezzo unitario in fattura spesso non è quello pagato. Conta il totale di riga.

Un sistema che legge le fatture ogni notte risolve questi problemi una volta per tutte: riconosce gli articoli, normalizza le unità, esclude le note di credito e usa sempre il prezzo netto. Il risultato è una scheda per ogni articolo, aggiornata ogni mattina, con i quattro numeri visti sopra e l'elenco dei fornitori.

Cosa cambia nelle decisioni

Quando il prezzo medio di ogni articolo è a portata di mano, cambiano tre cose nel lavoro di chi gestisce gli acquisti:

1. 01La trattativa parte dai numeri. "Negli ultimi sei mesi mi avete fatturato in media 14,10 al litro, il vostro concorrente 12,60" vale più di qualsiasi sensazione.
2. 02I rincari si vedono il giorno dopo, non a fine stagione, perché l'ultimo prezzo pagato è confrontato con la media ogni notte.
3. 03Il food cost dei piatti diventa affidabile, perché gli ingredienti sono valorizzati al prezzo pagato davvero, non a quello scritto nella ricetta due anni fa.

Il prezzo vero di un articolo non è quello del listino: è quello che hai pagato nelle ultime venti fatture, pesato sulle quantità.

È esattamente quello che fa DokyAI nella sezione Prezzi e fornitori: legge le fatture passive dal cassetto fiscale, dai gestionali o dalla PEC, e per ogni articolo mostra prezzo medio, minimo, massimo, ultimo pagato e andamento, con i fornitori a confronto. Tutto al netto dell'IVA, senza fogli di calcolo.