Un indirizzo email per tutti i documenti dei fornitori

In una struttura media i documenti dei fornitori arrivano ad almeno quattro caselle: l'indirizzo generico dell'hotel, l'email personale del titolare, quella della cucina, la PEC. Il portale di prenotazione scrive all'indirizzo registrato cinque anni fa. Il fornitore di vini manda la copia della fattura a chi ha fatto l'ordine. Il software in abbonamento la manda a chi ha inserito la carta di credito.

Il risultato è che nessuno ha tutto. E quando il commercialista chiede le fatture estere del mese, parte un giro di inoltri che dura giorni.

Un indirizzo per ogni struttura

La soluzione più semplice è anche la più efficace: un indirizzo email dedicato ai documenti, uno per ogni struttura, nella forma nome-codice@dokyai.com. Per esempio belvedere-k7m3x9qp@dokyai.com.

• Il nome rende l'indirizzo riconoscibile, per te e per i fornitori.
• Il codice è casuale: otto caratteri tra lettere e numeri, senza quelli che si confondono (zero e o, uno e l). Sono più di mille miliardi di combinazioni: nessuno può indovinare l'indirizzo e scriverci a caso.
• Si rigenera con un clic. Se l'indirizzo finisce in una lista di spam, se ne crea uno nuovo e il vecchio smette subito di funzionare.
• Ogni struttura ha il suo. In un gruppo con più partite IVA, i documenti arrivano già nella struttura giusta, senza che nessuno debba smistarli.

Tre modi per far arrivare i documenti

1. 01I fornitori scrivono all'indirizzo dedicato. Lo si comunica ai portali, ai servizi in abbonamento e ai fornitori che mandano DDT e copie di cortesia. Funziona anche se lo mettono in copia nascosta.
2. 02Un inoltro dalla casella che usi già. In Gmail o in Outlook si imposta una regola che inoltra le email dei fornitori. Gmail, prima di attivare l'inoltro, manda un messaggio di conferma al nuovo indirizzo: quella conferma compare direttamente nel pannello di DokyAI, e l'inoltro si completa senza chiedere niente a nessuno.
3. 03La lettura della casella della struttura. Se esiste già una casella dedicata all'amministrazione, DokyAI la legge in sola lettura, con filtri su mittente e oggetto: nessun messaggio viene spostato o cancellato.

In più, ogni documento si può caricare dal pannello o fotografare dal telefono: per lo scontrino della ferramenta o per il DDT consegnato a mano.

Cosa entra e cosa resta fuori

Ogni email che arriva segue un percorso preciso, e la maggior parte delle decisioni viene presa prima che qualcuno la debba guardare:

Il caso delle copie di cortesia merita due parole. Molti fornitori italiani mandano il PDF della fattura per email, mentre la fattura elettronica vera arriva dallo SdI. Contarle entrambe raddoppierebbe la spesa: DokyAI collega il PDF alla fattura elettronica e lo tiene come allegato. Se invece dopo dieci giorni la fattura elettronica non è arrivata, il PDF diventa una segnalazione: forse il fornitore non l'ha mai trasmessa.

Mittenti nuovi: la prima volta si guarda sempre

Un indirizzo che accetta documenti è anche una porta. La truffa più diffusa nelle aziende passa proprio da qui: una fattura che sembra quella di un fornitore vero, con un IBAN diverso. Per questo c'è una regola senza eccezioni: il primo documento di un mittente mai visto resta da verificare, anche se tutti gli altri controlli sono superati. Nessun costo viene registrato da solo.

Dopo la prima approvazione il mittente diventa conosciuto, e i suoi documenti successivi passano se tornano intestatario, totali e partita IVA. Un documento intestato a un'altra azienda o con una partita IVA non valida finisce comunque tra i controlli. Ne parliamo nel dettaglio nell'articolo sulla fattura falsa con l'IBAN cambiato.

Cosa si conserva, e per quanto

La casella di raccolta si svuota da sola: le email lavorate escono, lo spam si cancella. L'email originale resta consultabile per 30 giorni, nel caso serva ricontrollare il testo o un allegato. I documenti letti (PDF e foto) restano accanto ai dati che ne sono stati estratti, come copia di consultazione.

Non è conservazione sostitutiva a norma, e non vuole esserlo: quella resta compito del commercialista o del gestionale. Dal punto di vista dello studio, però, cambia la domanda di fine mese: non più "mi mandi tutto?", ma "questi due documenti da verificare sono tuoi?".

Un indirizzo che riceve tutto serve solo se sa anche cosa buttare.

Il modulo Documenti di DokyAI dà a ogni struttura il suo indirizzo dedicato, può leggere anche la tua casella in sola lettura, scarta spam e doppioni e fa verificare ogni mittente nuovo. Per la protezione degli accessi e il registro delle attività, vedi la pagina Sicurezza.