Scaricare le fatture dal cassetto fiscale: perché farlo a mano non ha più senso

Ogni settimana, in migliaia di uffici amministrativi, qualcuno entra nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, scarica le fatture ricevute, le salva in una cartella e le manda al commercialista. Poi la stessa persona, o un'altra, riporta i totali in un foglio di calcolo per sapere quanto si è speso.

È un lavoro che aveva senso quando le fatture erano di carta. Oggi ogni fattura elettronica è un file XML strutturato, con dentro già tutto: fornitore, righe, quantità, prezzi, aliquote, scadenze, modalità di pagamento. Scaricarla a mano per poi ricopiarne i dati è come stampare una mail per rispondere per posta.

Cosa c'è dentro una fattura elettronica

Il formato FatturaPA, obbligatorio in Italia dal 2019 per quasi tutte le operazioni, contiene in forma leggibile da un programma:

• Il fornitore, con partita IVA, ragione sociale e indirizzo.
• Ogni riga: descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario, sconti, totale, aliquota IVA.
• I riepiloghi per aliquota, con imponibile e imposta.
• Le scadenze: una o più rate con data, importo e modalità di pagamento (bonifico, RiBa, contanti).
• Il tipo di documento: fattura, nota di credito, nota di debito, parcella.

Tutto questo è già scritto nel file. Se un sistema legge il file, non serve che nessuno ricopi niente: la spesa per fornitore, i prezzi degli articoli e lo scadenzario nascono dalle fatture stesse.

Da dove si prendono le fatture

Le fatture passive arrivano in più posti, e un'importazione seria deve coprirli tutti:

Le cose che vanno storte, e come si evitano

• Fatture doppie. La stessa fattura può arrivare dal cassetto fiscale e dalla PEC. Si riconosce dal contenuto, non dal nome del file, e si tiene una copia sola.
• File firmati (.p7m). La fattura è dentro una busta crittografica. Va estratta e verificata, anche quando la firma è in modalità "a blocchi".
• XML malformati. Capita che un gestionale produca un file con un carattere sbagliato. Si prova a ripararlo, ma si accetta la riparazione solo se i totali tornano.
• Fatture mancanti. Il portale ha avuto un problema, la sessione è scaduta, un download è fallito. Serve un controllo periodico che confronti quello che hai con quello che l'Agenzia dice di averti recapitato, e un recupero automatico dei download falliti.

Cosa ottieni il mattino dopo

Con un'importazione automatica ogni notte, la mattina trovi la Panoramica aggiornata: spesa del mese confrontata con l'anno prima alla stessa data, fatture arrivate ieri, scadenze della settimana, articoli con prezzo in aumento. Nessuno ha scaricato niente, nessuno ha ricopiato niente. L'unico lavoro umano rimasto è decidere.

Una fattura elettronica scaricata a mano e salvata in una cartella è un dato buttato via. Letta ogni notte da un sistema, è un controllo di gestione.

DokyAI si collega al cassetto fiscale, a SEAC, ai gestionali e alla PEC, importa le fatture elettroniche ogni notte, le deduplica e verifica la completezza contro l'Agenzia delle Entrate. Per lo storico accetta anche ZIP, XML e P7M caricati a mano.