Cibo, struttura, pulizia: classificare la spesa di un hotel senza impazzire

Quanto hai speso in cibo e bevande il mese scorso? E in pulizia? E in manutenzioni? Sono le tre domande più semplici del controllo di gestione, e in quasi tutte le strutture la risposta è "più o meno". Non perché manchino i dati: perché classificarli costa troppo.

Un hotel con ristorante riceve ogni mese fatture con duemila righe e più. Per rispondere alle tre domande, qualcuno dovrebbe leggere ogni riga e decidere: questa è carne, questa è un detergente, questa è la manutenzione dell'ascensore. Nessuno lo fa, e il controllo di gestione si ferma alla spesa per fornitore, che è un'informazione molto più povera.

Perché la spesa per fornitore non basta

Il fornitore di bevande vende anche bicchieri e tovaglioli. Il grossista alimentare vende anche detersivi. L'elettricista fattura materiale e manodopera nella stessa fattura. Se classifichi per fornitore, i costi di struttura finiscono nel cibo e viceversa, e il food cost che calcoli è sbagliato di qualche punto senza che tu lo sappia.

La classificazione giusta è per riga, non per fornitore. Ed è un lavoro che un'intelligenza artificiale fa bene, perché consiste nel leggere una descrizione ("MOZZ. FIORDILATTE 250G X 12") e assegnarla a una categoria di una lista chiusa (latticini).

Come funziona la classificazione automatica

1. 01La lista delle categorie è chiusa. Carne, pesce, latticini, ortofrutta, bevande, vini, detergenti, carta, utenze, manutenzioni, servizi e così via. L'AI non inventa categorie nuove: sceglie tra quelle previste.
2. 02Ogni riga viene letta con descrizione, unità di misura e fornitore, e riceve una categoria.
3. 03Le categorie si raggruppano in quattro gruppi di costo: cibi e bevande, struttura e utenze, pulizia e carta, altro.
4. 04Le scelte si possono correggere. Se una riga è classificata male, la correzione vale da lì in poi, e si possono spostare intere categorie da un gruppo all'altro per la propria struttura.

Un mese visto per categoria

La tabella dice una cosa che la spesa per fornitore non avrebbe mai detto: il problema del mese non è il cibo, che è cresciuto in linea con i coperti, ma la struttura, con un +12,8% da capire. Due clic dopo si scopre che è l'energia, e la decisione su cosa fare è un'altra conversazione.

Cosa cambia con le categorie giuste

• Il food cost si calcola sugli acquisti di cucina, non sul totale del grossista. Qualche punto percentuale di differenza, che su un ristorante è il margine.
• I confronti con l'anno prima hanno senso per categoria, alla stessa data, e separano la stagionalità dai rincari.
• I tag dei fornitori completano il quadro: lo stesso fornitore può essere "ortofrutta" per una struttura e "bar" per un'altra.
• Il commercialista riceve numeri già classificati, e il bilancio di verifica smette di essere l'unico momento in cui si vede la spesa per natura.

Classificare per fornitore dice a chi hai dato i soldi. Classificare per riga dice per cosa.

DokyAI assegna una categoria a ogni riga di fattura con l'intelligenza artificiale, con una lista chiusa di categorie e quattro gruppi di costo modificabili per struttura. Le categorie alimentano l'analisi della spesa, il food cost e la chat con i dati.