Food cost reale: mettere gli incassi della cassa accanto agli acquisti
Il food cost teorico dice quanto dovrebbe costare un piatto. Quello reale confronta gli acquisti di cucina con il venduto. Come calcolarlo ogni mese, con coperti, pranzo e cena.
Ci sono due food cost, e spesso si confondono. Il food cost teorico è quello dei piatti: ricetta per ricetta, quanto dovrebbe costare una porzione rispetto al prezzo di vendita. Il food cost reale è quello del locale: quanto hai speso in acquisti di cucina in un mese, diviso quanto hai incassato dalla ristorazione nello stesso mese.
Il primo dice se il menù è prezzato bene. Il secondo dice se il locale sta guadagnando. Possono essere molto diversi, e la differenza è dove si nascondono sprechi, porzioni generose, omaggi e furti. Per conoscere il secondo servono gli incassi, cioè la cassa, accanto alle fatture.
Perché nessuno lo calcola ogni mese
La cassa dice quanto hai incassato, per giorno, per prodotto, per aliquota. Le fatture dicono quanto hai speso. Sono due sistemi diversi, con due esportazioni diverse, e metterli insieme per mese significa un foglio di calcolo in più. Si fa a fine anno con il commercialista, quando il dato serve per il bilancio ma non più per decidere.
Se invece la cassa è collegata e le fatture vengono lette ogni notte, il food cost reale si calcola da solo, mese per mese, e si può guardare il giorno 5 del mese successivo invece che a marzo dell'anno dopo.
Il calcolo, senza trucchi
- Numeratore: acquisti di cucina del mese, cioè le righe di fattura classificate come cibi e bevande, al netto dell'IVA e delle note di credito.
- Denominatore: venduto netto del mese dalla cassa, cioè l'incasso IVA esclusa dei prodotti di ristorazione.
- Competenza: la fattura del pesce di fine giugno consumato a luglio si può spostare al mese giusto, altrimenti i mesi di confine ballano.
Food cost reale 27,4% acquisti netti / venduto netto
| Mese | Venduto netto | Acquisti cucina | Food cost reale | Food cost teorico del menù |
|---|---|---|---|---|
| Giugno | € 98.400 | € 29.100 | 29,6% | 27,8% |
| Luglio | € 142.700 | € 44.800 | 31,4% | 28,1% |
| Agosto | € 151.200 | € 44.500 | 29,4% | 28,3% |
A luglio il reale si stacca dal teorico di oltre tre punti. Tre punti su 142.000 euro sono 4.700 euro in un mese. Le cause possibili sono poche e tutte verificabili: porzioni più abbondanti nei giorni di punta, sprechi per ordini eccessivi, personale nuovo, omaggi non battuti. Senza il numero, la domanda non si pone nemmeno.
Dai totali al coperto
Con le ricevute della cassa si scende un livello sotto. Ogni scontrino ha ora, importo e numero di coperti del tavolo, e questo permette di calcolare la spesa media a coperto, il costo a coperto (gli acquisti divisi per i coperti) e quindi il margine a coperto, separando pranzo e cena, giorni della settimana e fasce orarie.
4.152 coperti € 32,1 medi a coperto
Di cui acquisti cucina € 6,9 a coperto (28%)
Di cui acquisti cucina € 10,1 a coperto (26%)
Fasce orarie, menu engineering sui piatti e confronto con l'anno prima nella pagina Vendite.
- Il pranzo del martedì rende 9 euro a coperto, la cena del sabato 27: due locali diversi dentro lo stesso locale.
- Il menu engineering collega i piatti del menù ai pezzi venduti: i piatti con margine alto e vendite alte vanno protetti, quelli con margine basso e vendite basse vanno tolti.
- Il confronto con l'anno prima ha senso solo se lo storico della cassa copre anche il periodo precedente. Altrimenti è un confronto falso, e va nascosto.
Il food cost teorico è una promessa. Il food cost reale è il conto. Servono tutti e due, ogni mese.
DokyAI si collega a Cassa in Cloud e scarica ogni notte i report di venduto e le ricevute in forma leggera. Nella sezione Vendite e food cost reale gli incassi stanno accanto agli acquisti: food cost reale, spesa media a coperto, margine per coperto, pranzo e cena, menu engineering.
Domande frequenti
In breve
Serve la cassa collegata per il food cost reale?
Sì: il denominatore è il venduto netto, che arriva dai report giornalieri della cassa. Senza cassa resta disponibile il food cost teorico dei piatti.
Gli acquisti di cucina come vengono distinti dal resto?
Dalle categorie assegnate a ogni riga di fattura: entrano solo cibi e bevande, al netto dell'IVA e delle note di credito. Le categorie si possono correggere.
Il confronto con l'anno scorso è sempre disponibile?
Solo se lo storico della cassa copre tutto il periodo precedente. Se la cassa è stata collegata a metà anno, il confronto resta nascosto per non mostrare variazioni false.
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