Scadenzario fornitori: sapere cosa scade senza aprire le fatture una a una

Quanto devi pagare entro venerdì? Quanto esce il mese prossimo? Quali fornitori stanno aspettando da più di trenta giorni? Sono domande da cinque secondi se lo scadenzario esiste, e da mezza giornata se bisogna aprire le fatture una a una. Nella maggior parte delle strutture ricettive, si paga quando chiama il fornitore.

Eppure le scadenze sono scritte dentro ogni fattura elettronica: nel blocco dei dati di pagamento ci sono le rate, con data, importo e modalità. Basta leggerle.

Lo scadenzario che si compila da solo

Se le fatture vengono importate automaticamente, lo scadenzario nasce dalle rate che contengono. Ogni rata ha uno stato che si aggiorna ogni giorno:

• Pagata, quando è registrato un pagamento che la copre.
• Parziale, quando il pagamento registrato è inferiore all'importo.
• In scadenza, nei sette giorni prima della data.
• Scaduta, dopo la data, senza pagamento registrato.

Le note di credito, nel verso giusto

Un dettaglio che rovina molti scadenzari fatti in casa: le note di credito. Una nota di credito non è una fattura da pagare, è un importo che riduce quanto devi a quel fornitore. Trattarla come una rata la fa comparire tra le scadute, gonfia i debiti e fa sbagliare i totali. Va riconosciuta dal tipo di documento, mostrata con la sua etichetta e scalata dal dovuto, senza mai finire tra le rate in ritardo.

Registrare i pagamenti senza farne un lavoro

1. 01Uno alla volta, con importo, data, metodo e una nota, per i pagamenti puntuali.
2. 02In blocco a fine mese: selezioni le rate saldate con il bonifico cumulativo e registri un pagamento solo.
3. 03Chiudi pregresse: quando porti sul sistema uno storico già pagato altrove, segni come pagate tutte le rate fino a una data, con una conferma.
4. 04Senza scadenzario: per chi non vuole registrare i pagamenti, le rate scadute valgono come pagate e si vede solo quello che scade da oggi in avanti. I totali non si gonfiano.

Un pagamento registrato per errore si annulla, e ogni registrazione resta nel registro attività con chi l'ha fatta e quando.

Dalle scadenze alle uscite previste

Lo scadenzario guarda indietro e avanti. Le rate future, messe in fila per settimana, diventano il grafico delle uscite previste: quanto uscirà nelle prossime tredici settimane, e in quale settimana la cassa sarà più sollecitata. Per un hotel stagionale che incassa da maggio a settembre e paga fino a novembre, è l'informazione che decide se serve un fido.

Lo scadenzario non serve a pagare prima. Serve a sapere prima.

Lo scadenzario di DokyAI nasce dalle rate delle fatture importate, tratta le note di credito nel verso giusto, permette i pagamenti in blocco e la chiusura delle pregresse, e alimenta le uscite previste della sezione cash-flow e stagionalità.